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Logo (repris sur tous les documents générés)
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Utilisé pour les codes de connexion, les convocations et les emails de signature. Laissez vide pour utiliser la configuration par défaut de la plateforme.
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Catégories / familles de programmes
Regroupement libre pour l'affichage et le catalogue — profondeur illimitée (une catégorie peut avoir une catégorie parente).
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Versions
Une version publiée est figée (toute action déjà créée avec s'appuie dessus) : pour la modifier, créez une nouvelle version ci-dessous puis publiez-la.
Version (courante)
Nouvelle version (pré-remplie depuis la version courante)
Commandes
Aucune commande ne correspond aux filtres.
Actions de cette commande
Aucune action pour cette commande.
Financement OPCO
— €
Documents contractuels
Enregistrée :
Recalculée :
Comparaison avec l'empreinte au moment de chaque signature :
Aucun document contractuel pour cette commande.
Actions de formation
Aucune action ne correspond aux filtres.
Commande
La convention, ses avenants et le financement OPCO couvrent ensemble toutes les formations de cette commande.
Programme
Formateurs
Participants
La convocation est le document à transmettre à chaque participant (par email, impression...) : elle contient le planning des sessions et son lien personnel de confirmation de présence. Nécessite qu'au moins une session ait déjà été planifiée.
convocation(s) générée(s) — voir ci-dessous, à télécharger.
envoyée(s) par email automatiquement.
Email non envoyé — —
—
Contractualisation
Aucune convention générée pour cette action.
Enregistrée :
Recalculée :
Comparaison avec l'empreinte au moment de chaque signature :
Sessions
Aucune session pour l'instant.
Contrôle administratif
Prévue : min · Technique : min · Anomalies non résolues :
Durée validée : min
Documents finaux & dossier probant
Enregistrée :
Recalculée :
Aucun autre document (attestation, relevé…) pour cette action pour le moment.
Financement OPCO
— €
Aide — guide d'utilisation de Presencio
Sommaire
1. Vue d'ensemble du cycle de vie
Une formation traverse toujours le même enchaînement dans Presencio :
Programme (référentiel pédagogique, catalogue) → Commande (le cadre contractuel et financier avec un client) → Action(s) de formation (une ou plusieurs formations réalisées sous cette commande) → Contractualisation (convention, signature) → Réalisation (présence, sessions) → Contrôle qualité → Certification → Clôture → Dossier probant (preuve exportable pour un audit Qualiopi).
Un point important : une action de formation appartient toujours à une commande, même seule — Presencio en crée une automatiquement et discrètement à la création de l'action si vous n'en choisissez pas une existante. Vous n'avez jamais besoin de créer une commande "à la main" avant de créer une action.
2. Programmes, catégories & catalogue
Un programme est un référentiel pédagogique versionné (objectifs, contenu, durée, tarif indicatif...). Une action de formation se rattache toujours à une version précise d'un programme, jamais au programme "vivant" : publier une nouvelle version ne modifie donc jamais une action déjà créée avec une version antérieure. Pour faire évoluer un programme, créez une nouvelle version depuis sa fiche puis publiez-la explicitement.
Les catégories (menu "Catégories" de l'écran Programmes) permettent de regrouper vos programmes librement — par métier, par solution, par certification... — sur autant de niveaux que nécessaire (une catégorie peut avoir une catégorie parente). Chaque programme n'a qu'une seule catégorie.
Le catalogue (bouton "Catalogue (PDF)") génère une fiche par programme publié, groupée par catégorie — c'est le document à publier pour l'indicateur Qualiopi 1 (information accessible au public).
3. Clients & contacts
Chaque client a une fiche administrative (SIRET, adresse contractuelle...) et une liste de contacts. Un contact peut être marqué "signataire" — c'est lui qui recevra le lien de signature électronique lors de la contractualisation. Vous pouvez éditer le nom, l'email et la fonction d'un contact directement depuis sa fiche.
4. Commandes
Une commande regroupe une ou plusieurs actions de formation du même client sous un même cadre contractuel et financier. C'est au niveau de la commande, pas de l'action, que vivent la convention, les avenants et la demande de financement OPCO — un OPCO finance en effet souvent plusieurs formations d'un même client comme un seul montant global, pas formation par formation.
L'écran "Commandes" liste toutes vos commandes avec filtres client/statut ; la fiche détail d'une commande regroupe ses actions, son financement et ses documents contractuels — pratique pour retrouver une convention sans devoir d'abord chercher l'une de ses actions.
5. Contractualisation & signature électronique
Depuis une action, le bouton "Générer la convention" produit un PDF couvrant toutes les actions de la commande, et crée une demande de signature pour le représentant de l'organisme et pour le contact signataire du client. Chacun reçoit un lien nominatif à usage unique ; il confirme son identité en recevant un code à usage unique (OTP) par email avant de valider la signature.
Un avenant modifie une commande déjà contractualisée. Trois types existent : "Ajouter une formation" (crée une vraie action rattachée à la commande, avec son descriptif pédagogique complet dans le PDF), "Modifier une période" (change les dates prévues d'une action existante) et "Autre" (texte libre pour ce qui n'est pas encore structuré). Une fois la commande en signature ou contractualisée, ces changements ne peuvent plus passer que par un avenant — plus par une modification directe.
Dès que toutes les parties ont signé un document, un certificat de signature est généré automatiquement : il liste, pour chaque signataire, son nom, son email, la date et l'heure, son adresse IP et l'empreinte du document au moment de sa signature — la preuve documentaire de la signature, à conserver avec le reste du dossier.
6. Actions, présence & formateurs
Une action de formation est le dossier de suivi pédagogique concret : formateurs affectés, participants inscrits, sessions, présence. Le bouton "Générer les convocations" (fiche action, section Participants) envoie automatiquement à chaque participant un email avec son lien personnel de présence, en plus du PDF — utilisable par n'importe quel formateur affecté à l'action, pas seulement un administrateur.
Ce lien personnel est désormais protégé par un code de vérification envoyé par email : la première fois (et toutes les 4h ensuite), le participant doit saisir un code reçu à son adresse avant de pouvoir confirmer sa présence — cela évite qu'un lien transféré à un tiers permette de pointer à sa place.
L'écran "Actions" liste toutes vos actions avec des filtres par client, catégorie de programme, statut (regroupés par phase : contractualisation, réalisation, contrôle qualité, certification) et par date (formation ou création) — utile dès que le nombre d'actions grandit.
7. Contrôle qualité & certification
Une fois la réalisation terminée, l'action passe en contrôle administratif : pour chaque participant, vous validez une durée retenue avec un motif — jamais de majoration automatique. Toute anomalie de présence non résolue bloque l'éligibilité au certificat de ce participant (mais pas des autres).
Après validation, les certificats de réalisation (et le certificat collectif si coché) peuvent être émis, puis l'action clôturée — ce qui émet les attestations de formation individuelles.
8. Financement OPCO
La demande de financement se saisit depuis une action mais porte sur toute la commande (financeur, montant global, statut : à préparer / soumise / acceptée / refusée / sans objet) — elle est donc partagée par toutes les actions groupées sous la même commande, visible aussi depuis la fiche commande.
9. Dossier probant & vérification
Le bouton "Télécharger le dossier probant" (fiche action ou fiche commande) exporte un ZIP avec tous les documents de l'action et de sa commande, un manifest.json (empreinte SHA-256 de chaque document), un audit_log.json et une notice de vérification en PDF qui fait déjà, pour vous, le rapprochement entre l'empreinte de chaque document et celle relevée au moment de chaque signature.
Le bouton "Vérifier l'intégrité" sur un document recalcule son empreinte et la compare à celle enregistrée à la génération ; pour un document signé, il affiche en plus, pour chaque signataire, l'empreinte relevée au moment de la signature et si elle correspond toujours au document actuel.
À garder en tête : la signature électronique de Presencio est une signature simple au sens eIDAS — elle prouve le contrôle de la boîte mail déclarée (via OTP), pas une identité vérifiée par pièce officielle. C'est suffisant pour la plupart des audits Qualiopi, mais ce n'est pas une signature électronique qualifiée avec présomption légale de fiabilité.
10. Utilisateurs & organisme
L'écran "Utilisateurs" gère les comptes de l'organisme (rôle : propriétaire, admin, formateur) — vous pouvez y éditer le nom et l'email de chacun. L'écran "Organisme" porte les informations légales de votre structure (SIRET, NDA, représentant légal, logo...) qui apparaissent sur tous les documents générés.
Mon compte
Double authentification (TOTP)
Un code à usage unique (application d'authentification) vous sera demandé à chaque connexion, en plus de votre mot de passe.
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