Organisme
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Distinct du représentant légal (qui signe les conventions). Laissez vide pour reprendre automatiquement le représentant légal.
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Regroupement libre pour l'affichage et le catalogue — profondeur illimitée (une catégorie peut avoir une catégorie parente).
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Une version publiée est figée (toute action déjà créée avec s'appuie dessus) : pour la modifier, créez une nouvelle version ci-dessous puis publiez-la.
Version (courante)
Aucune version publiée pour le moment.
Version
Informations pratiques
Synchrone : formateur et participants interagissent en temps réel (présentiel ou classe virtuelle en direct). Asynchrone : le participant suit la formation à son rythme, sans interaction en temps réel avec un formateur (e-learning). Mixte : combine des temps synchrones et asynchrones au sein de la même action.
Contenu pédagogique
Commandes
Aucune commande ne correspond aux filtres.
Statistiques
Périmètre : actions clôturées uniquement (certificats émis, dossier probant complet).
Formations réalisées
Formateurs impliqués
Chiffre d'affaires (HT)
Stagiaires
Heures-stagiaires
Répartition du chiffre d'affaires par type de financement
Aucune donnée pour ces filtres.
Satisfaction
Périmètre : actions clôturées uniquement, réponses validées uniquement (indicateur Qualiopi 30 — 4 parties prenantes).
Bénéficiaires
Entreprises clientes
Financeurs (OPCO)
Équipes pédagogiques
Actions de cette commande
Aucune action pour cette commande.
Financement OPCO
— €
Documents contractuels
Enregistrée :
Recalculée :
Comparaison avec l'empreinte au moment de chaque signature :
Aucun document contractuel pour cette commande.
Actions de formation
Aucune action ne correspond aux filtres.
Type de formation non renseigné (intra/inter) — à préciser avant la convention.
Le titre et le type de formation ne peuvent plus être modifiés une fois la convention émise.
Commande
La convention, ses avenants et le financement OPCO couvrent ensemble toutes les formations de cette commande.
Programme
Reprise sur la convention et la fiche action (PDF) — laisser vide si non facturé individuellement (ex. financement global au niveau de la commande).
Participants
La convocation est le document à transmettre à chaque participant (par email, impression...) : elle contient le planning des sessions et son lien personnel de confirmation de présence. Nécessite qu'au moins une session ait déjà été planifiée.
convocation(s) générée(s) — voir ci-dessous, à télécharger.
envoyée(s) par email automatiquement.
Email non envoyé — —
—
Aucune convention générée pour cette action.
La liste des participants n'est pas verrouillée — la convention peut tout de même être générée, elle sera mise à jour au fil des inscriptions.
Enregistrée :
Recalculée :
Comparaison avec l'empreinte au moment de chaque signature :
Aucune session pour l'instant.
Bilan formateur
Objectifs atteints :
Satisfaction globale (formateur) :
Anomalies :
Pas encore rédigé par le formateur.
Contrôle administratif
Prévue : min · Technique : min · Anomalies non résolues :
Durée validée : min
Questionnaires & enquêtes
Aucune réponse pour le moment.
—
email(s) de clôture envoyé(s) (participants + client).
Email non envoyé — —
Enregistrée :
Recalculée :
Aucun autre document (attestation, relevé…) pour cette action pour le moment.
— €
Aide — guide d'utilisation de Presencio
Sommaire
1. Vue d'ensemble du cycle de vie
Une formation traverse toujours le même enchaînement dans Presencio :
Programme (référentiel pédagogique, catalogue) → Commande (le cadre contractuel et financier avec un client) → Action(s) de formation (une ou plusieurs formations réalisées sous cette commande) → Contractualisation (convention, signature) → Réalisation (présence, sessions) → Contrôle qualité → Certification → Clôture → Dossier probant (preuve exportable pour un audit Qualiopi).
Un point important : une action de formation appartient toujours à une commande, même seule — Presencio en crée une automatiquement et discrètement à la création de l'action si vous n'en choisissez pas une existante. Vous n'avez jamais besoin de créer une commande "à la main" avant de créer une action.
Deux portails accompagnent désormais ce cycle : un portail participant (page personnelle protégée par OTP, où chacun pointe sa présence, complète son questionnaire de préparation et retrouve ses documents) et un espace client (accès par commande, où le client consulte ses conventions et renseigne lui-même la liste des participants). Les emails envoyés aux uns et aux autres pointent vers ces espaces plutôt que de porter des pièces jointes.
2. Programmes, catégories & catalogue
Un programme est un référentiel pédagogique versionné (objectifs, contenu, durée, tarif indicatif...). Une action de formation se rattache toujours à une version précise d'un programme, jamais au programme "vivant" : publier une nouvelle version ne modifie donc jamais une action déjà créée avec une version antérieure. Pour faire évoluer un programme, créez une nouvelle version depuis sa fiche puis publiez-la explicitement. Le numéro de version apparaît désormais sur la fiche programme, le catalogue et la fiche action, pour retrouver facilement quelle version a été utilisée par une action passée.
Les catégories (menu "Catégories" de l'écran Programmes) permettent de regrouper vos programmes librement — par métier, par solution, par certification... — sur autant de niveaux que nécessaire (une catégorie peut avoir une catégorie parente). Chaque programme n'a qu'une seule catégorie.
Le bouton "Catalogue (PDF)" génère une fiche par programme publié, groupée par catégorie — le document à imprimer ou joindre pour l'indicateur Qualiopi 1.
Il existe aussi un catalogue public en ligne : un lien stable par organisme (champ "Catalogue public", écran Organisme), présentant les programmes publiés groupés par catégorie, avec une fiche détail par programme et un bouton de téléchargement PDF — à publier une seule fois, il reste toujours à jour. Connecté à l'app et sur ce même lien, vous voyez en plus l'historique des versions d'un programme et pouvez en exporter une précise en PDF. Le bouton "Régénérer" (écran Organisme) invalide l'ancien lien immédiatement si besoin.
3. Clients & contacts
Chaque client a une fiche administrative (SIRET, adresse contractuelle...) et une liste de contacts. Un contact peut être marqué "signataire" — c'est lui qui reçoit le lien de signature électronique lors de la contractualisation, ainsi que les emails destinés à l'espace client (invitation, clôture). Vous pouvez éditer le nom, l'email et la fonction d'un contact directement depuis sa fiche.
4. Commandes
Une commande regroupe une ou plusieurs actions de formation du même client sous un même cadre contractuel et financier. C'est au niveau de la commande, pas de l'action, que vivent la convention, les avenants et la demande de financement OPCO — un OPCO finance en effet souvent plusieurs formations d'un même client comme un seul montant global, pas formation par formation.
L'écran "Commandes" liste toutes vos commandes avec filtres client/statut ; la fiche détail d'une commande regroupe ses actions, son financement et ses documents contractuels — pratique pour retrouver une convention sans devoir d'abord chercher l'une de ses actions.
5. Contractualisation & signature électronique
Depuis une action, le bouton "Générer la convention" produit un PDF couvrant toutes les actions de la commande, et crée une demande de signature pour le représentant de l'organisme et pour le contact signataire du client. Chacun reçoit un lien nominatif à usage unique ; il confirme son identité en recevant un code à usage unique (OTP) par email avant de valider la signature.
Un avenant modifie une commande déjà contractualisée. Trois types existent : "Ajouter une formation" (crée une vraie action rattachée à la commande, avec son descriptif pédagogique complet dans le PDF), "Modifier une période" (change les dates prévues d'une action existante) et "Autre" (texte libre pour ce qui n'est pas encore structuré). Une fois la commande en signature ou contractualisée, ces changements ne peuvent plus passer que par un avenant — plus par une modification directe.
Si le champ "Procédure de financement par OPCO" (écran Organisme) est renseigné, son contenu est automatiquement repris en annexe de chaque convention générée — pratique pour rappeler au client les documents et délais attendus par les OPCO que vous traitez habituellement.
Dès que toutes les parties ont signé un document, un certificat de signature est généré automatiquement : il liste, pour chaque signataire, son nom, son email, la date et l'heure, son adresse IP et l'empreinte du document au moment de sa signature — la preuve documentaire de la signature, à conserver avec le reste du dossier.
6. Actions, présence & formateurs
Une action de formation est le dossier de suivi pédagogique concret : formateurs affectés, participants inscrits, sessions, présence. Le bouton "Générer les convocations" (fiche action, section Participants) envoie automatiquement à chaque participant un email l'invitant à se connecter à son portail personnel — planning des sessions, lien de présence et questionnaire de préparation y sont directement consultables ; l'email ne porte plus de pièce jointe.
Ce lien personnel est protégé par un code de vérification envoyé par email : la première fois (et toutes les 4h ensuite), le participant doit saisir un code reçu à son adresse avant de pouvoir accéder à son espace — cela évite qu'un lien transféré à un tiers permette de pointer à sa place.
Un participant peut être ajouté, corrigé (nom, email, fonction) ou retiré à tout moment depuis la fiche action — par un administrateur ou par un formateur affecté à l'action, utile si quelqu'un de non prévu se présente le jour même. Aucun avenant n'est nécessaire pour ça. Le retrait est refusé si des données de présence existent déjà pour ce participant — il faut alors changer son statut (ex. "abandon") pour garder la trace.
Une session (fiche action → onglet sessions du formateur) reste éditable — intitulé, dates, lien de visio, lieu — tant qu'elle n'a pas démarré. Si des convocations ont déjà été envoyées pour elle, un message indique combien mentionnent l'ancien horaire : à vous de décider de les régénérer.
L'encart "Notes internes" (haut de la fiche action) sert à consigner ce qui ne doit ressortir sur aucun document — lien CRM, lien GED, remarques diverses — sous forme de texte libre ou de lien cliquable, visible par tous les utilisateurs de l'organisme. La carte "Questionnaires & enquêtes" (plus bas sur la fiche) affiche les réponses déjà reçues (questionnaire de préparation, enquêtes de satisfaction) avec un badge Brouillon/Validé.
Le prix d'une action (HT, taux de TVA) se saisit à sa création ou se corrige ensuite depuis sa fiche (section "Tarification") — c'est ce montant qui alimente le "Prix total" de la convention ; laissé vide, il reste à 0 €.
L'écran "Actions" liste toutes vos actions avec des filtres par client, catégorie de programme, statut (regroupés par phase : contractualisation, réalisation, contrôle qualité, certification) et par date (formation ou création) — utile dès que le nombre d'actions grandit.
7. Portail participant
La page personnelle du participant (le lien de la convocation) est un véritable petit portail, protégé par le même code de vérification que la confirmation de présence :
Questionnaire de préparation (indicateur Qualiopi 8) — 3 questions fixes (niveau d'expérience, formations déjà suivies, attentes). Le participant peut l'enregistrer en brouillon et y revenir plusieurs fois avant de le valider définitivement ; une fois validé, il est figé. Ses réponses sont visibles depuis la fiche action (carte "Questionnaires & enquêtes"), côté admin comme côté formateur.
Mes documents — dès qu'ils sont émis, le participant y retrouve sa convocation, son attestation et son certificat, sans qu'un email supplémentaire soit nécessaire.
Enquête de satisfaction (indicateur Qualiopi 30, volet bénéficiaire) — 5 notes sur 5 et une question oui/non, disponible une fois l'action clôturée. Réponse figée dès l'envoi ; les résultats agrégés apparaissent dans l'écran "Satisfaction" (section 12).
8. Espace client
Chaque commande a son propre espace client, protégé par un code de vérification envoyé par email — n'importe quel contact du client peut s'y connecter, pas seulement le signataire (utile quand plusieurs personnes côté client doivent intervenir). Le lien se trouve dans l'encart "Commande" de la fiche action : bouton "Copier le lien" pour le transmettre vous-même, ou bouton "Envoyer par email" pour l'envoyer directement au contact signataire.
Le client y consulte les conventions et avenants déjà émis (la signature elle-même continue de passer par le lien de signature dédié, pas par cet espace) et, pour chaque action de la commande, peut ajouter, modifier ou supprimer des participants tant qu'il n'a pas cliqué "Valider la liste". La fiche action affiche alors un badge "Saisie en cours" puis "Participants renseignés" une fois validée — la saisie devient à ce moment lecture seule côté client. Le bouton "Rouvrir la saisie" (fiche action, section Participants) permet à un admin de revenir en arrière si besoin.
Une fois une action clôturée, le client y trouve aussi son enquête de satisfaction (3 notes sur 5, volet entreprise de l'indicateur 30) — une seule réponse par action, figée à l'envoi.
9. Contrôle qualité & certification
Une fois la réalisation terminée, l'action passe en contrôle administratif : pour chaque participant, vous validez une durée retenue avec un motif — jamais de majoration automatique. Toute anomalie de présence non résolue bloque l'éligibilité au certificat de ce participant (mais pas des autres).
Après validation, les certificats de réalisation (et le certificat collectif si coché) peuvent être émis, puis l'action clôturée — ce qui émet les attestations de formation individuelles et déclenche les emails de clôture (section 11).
10. Financement OPCO
La demande de financement se saisit depuis une action mais porte sur toute la commande (financeur, montant global, statut : à préparer / soumise / acceptée / refusée / sans objet) — elle est donc partagée par toutes les actions groupées sous la même commande, visible aussi depuis la fiche commande. Le bouton "Aucune demande de financement" marque directement le dossier "sans objet" sans passer par une création complète.
Le champ "Email de contact" du dossier de financement sert à l'enquête de satisfaction financeur (section 11) : sans lui, aucun envoi n'est possible — renseignez-le puis utilisez le bouton "Envoyer / renvoyer l'enquête financeur" pour rattraper un envoi manqué à la clôture.
11. Clôture & emails
À la clôture d'une action, trois emails partent automatiquement, tous en texte + lien, sans pièce jointe : un email de remerciement au participant (pointant vers son espace personnel), un email de remerciement au contact signataire du client (pointant vers l'espace client) et, si un dossier de financement existe et n'est pas "sans objet", une invitation à l'enquête de satisfaction financeur. Un échec individuel (email manquant, contact non renseigné) n'empêche jamais la clôture ni les autres envois — il est rapporté clairement pour être corrigé après coup.
L'enquête de satisfaction formateur (indicateur Qualiopi 30, volet équipe pédagogique) est intégrée au bilan pédagogique existant plutôt que dupliquée dans un nouvel écran : une note de satisfaction globale facultative, saisie par le formateur depuis /trainer en même temps que le reste du bilan.
L'enquête de satisfaction financeur (volet OPCO) est un lien envoyé par email, sans code de vérification (contact professionnel externe, pas une donnée personnelle sensible) — c'est un canal à proposer, le taux de réponse des OPCO étant structurellement faible.
12. Satisfaction & Statistiques
L'écran Satisfaction agrège les résultats des 4 enquêtes de l'indicateur Qualiopi 30 (bénéficiaires, entreprises clientes, équipes pédagogiques, financeurs) — notes moyennes par question, taux de réponse, filtrable par année, mois, formateur, catégorie et programme.
L'écran Statistiques présente les KPI de pilotage (formations réalisées, formateurs impliqués, chiffre d'affaires) avec la nomenclature du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) — nombre de stagiaires, heures-stagiaires, répartition du chiffre d'affaires par type de financement — mêmes filtres que Satisfaction. Les deux écrans ne portent que sur les actions clôturées.
13. Dossier probant & vérification
Le bouton "Télécharger le dossier probant" (fiche action ou fiche commande) exporte un ZIP avec tous les documents de l'action et de sa commande, un manifest.json (empreinte SHA-256 de chaque document), un audit_log.json et une notice de vérification en PDF qui fait déjà, pour vous, le rapprochement entre l'empreinte de chaque document et celle relevée au moment de chaque signature.
Le bouton "Vérifier l'intégrité" sur un document recalcule son empreinte et la compare à celle enregistrée à la génération ; pour un document signé, il affiche en plus, pour chaque signataire, l'empreinte relevée au moment de la signature et si elle correspond toujours au document actuel.
À garder en tête : la signature électronique de Presencio est une signature simple au sens eIDAS — elle prouve le contrôle de la boîte mail déclarée (via OTP), pas une identité vérifiée par pièce officielle. C'est suffisant pour la plupart des audits Qualiopi, mais ce n'est pas une signature électronique qualifiée avec présomption légale de fiabilité.
14. Utilisateurs & organisme
L'écran "Utilisateurs" gère les comptes de l'organisme (rôle : propriétaire, admin, formateur) — vous pouvez y éditer le nom et l'email de chacun. L'écran "Organisme" porte les informations légales de votre structure (SIRET, NDA, représentant légal, logo...) qui apparaissent sur tous les documents générés, ainsi que le lien vers votre certificat Qualiopi, repris automatiquement partout où l'organisme est identifié.
Le contact affiché sur les documents (fiche programme, catalogue) est distinct du représentant légal : celui-ci signe les conventions, celui-là est simplement la personne à contacter pour une question. Laissé vide, le représentant légal est repris automatiquement.
Les modalités de règlement (facturation, moyens de paiement, pénalités de retard) apparaissent uniquement dans la convention — à ne pas confondre avec le règlement intérieur, qui lui figure dans les convocations, ni avec la procédure de financement par OPCO, reprise en annexe de convention (section 5).
Le bloc Conservation des données (RGPD) permet de documenter, en mois et par catégorie de données, la durée de conservation prévue — champ informatif, aucune suppression automatique n'est effectuée. Le champ Politique de confidentialité juste en dessous est affiché publiquement (lien "Politique de confidentialité" en pied de chaque portail participant/client/financeur/catalogue) : c'est le texte que vos participants et clients peuvent consulter pour connaître leurs droits.
La configuration SMTP de l'organisme est facultative : sans elle, les emails (codes de connexion, convocations, clôtures...) partent via le SMTP par défaut de la plateforme. Configurez la vôtre si vous voulez que ces emails partent depuis votre propre domaine.
Chaque compte peut activer la double authentification (TOTP) depuis "Mon compte" (bas du menu) — recommandé pour tout compte administrateur.
Mon compte
Double authentification (TOTP)
Un code à usage unique (application d'authentification) vous sera demandé à chaque connexion, en plus de votre mot de passe.
Obligatoire pour le responsable de l'organisme. Nouveau téléphone : votre code actuel reste valable jusqu'à la confirmation du nouveau.
Ajoutez un deuxième facteur de connexion (Google Authenticator, Authy...) pour sécuriser votre compte.
Scannez ce QR code avec votre application d'authentification, ou saisissez la clé manuellement.